أعتمد معالي السيد/محمد بن سلطان بن حمود البوسعيدي  الموقر -  وزير الدولة ومحافظ ظفار مع سعادة الدكتور/ حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بقاعة مكتب معاليه صباح اليوم الاثنين الموافق 27/3/2017م الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمكتب وبلدية ظفار الذي يعتمد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالإضافة إلى التنسيق مع الهيئة لإعداد نظام إدارة الوثائق والمراسلات الالكترونية بحضور سعادة المستشار/ عبدالله بن عقيل أحمد آل إبراهيم القائم بأعمال نائب محافظ ظفار , وسعادة الشيخ/ سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار , وعدد من المسؤولين بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار وبلدية ظفار وبعض المختصين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية .

حيث تتعلق الأدوات الاجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالمكتب وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية وتمثل هذه الأدوات لنظام إدارة الوثائق الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال حيث يقوم بتسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها . كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام في التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري والرفع من مردوديته من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.